Esta Política de Privacidad explica cómo MBW Developers LLC ("MBW Developers", "nosotros") recopila, usa, comparte y protege la información cuando ofreces o usas Agent Pro, nuestra plataforma de software para agentes y agencias de seguros de salud, incluyendo a ANA, el asistente de inteligencia artificial que atiende conversaciones por WhatsApp en nombre del agente.
Esta política aplica a tres tipos de personas, a quienes en conjunto llamamos "usuarios": (a) los agentes y agencias que contratan Agent Pro ("Clientes"); (b) los colaboradores de esos Clientes con acceso al sistema; y (c) los leads, prospectos y asegurados que interactúan con ANA o con un agente a través de la plataforma ("Contactos"). Cuando algo aplica solo a uno de estos grupos, lo indicamos expresamente.
1. Quiénes somos y alcance de esta política
MBW Developers LLC es una compañía de tecnología constituida en [estado de constitución], con domicilio en [dirección registrada]. Somos el desarrollador y proveedor de la plataforma Agent Pro; el agente o agencia que la usa sigue siendo el responsable directo de su relación con sus clientes y de cumplir con la normativa de seguros aplicable en su estado.
En la mayoría de los casos, frente a la información de los Contactos, MBW Developers actúa como proveedor de servicios / procesador de datos en nombre del Cliente (el agente o agencia), quien es el responsable principal ("controller") de esa información. Esta política describe nuestras prácticas como plataforma; el Cliente puede tener su propio aviso de privacidad frente a sus asegurados.
2. Información que recopilamos
2.1 Información de la cuenta (agentes y colaboradores)
- Nombre, correo electrónico, teléfono y contraseña (almacenada de forma cifrada, nunca en texto plano).
- Datos de la agencia: nombre comercial, número de licencia de seguros, estados donde opera y rol de cada colaborador (administrador, agente, asistente).
- Información de facturación de la suscripción a Agent Pro (procesada por nuestro proveedor de pagos; no almacenamos números de tarjeta completos en nuestros servidores).
2.2 Información de Contactos (leads, prospectos y asegurados)
Esta es la información que ANA y el agente capturan durante la conversación y a lo largo de la relación con el cliente:
- Datos de contacto: nombre, número de WhatsApp/teléfono, correo electrónico y código postal.
- Datos de elegibilidad para el Mercado de Salud (ACA): tamaño del hogar, ingreso anual aproximado y edad, usados únicamente para estimar subsidios y cotizar planes.
- Datos de elegibilidad para Medicare: edad, y de forma opcional y solo cuando el Contacto decide compartirlos, medicamentos y doctores actuales, para ayudar a identificar planes con la cobertura adecuada.
- Datos de la póliza: aseguradora ("carrier"), plan, dependientes, fechas de vigencia, renovación y estatus de pago.
- Documentos: formularios de consentimiento y documentación que CMS requiere conservar, cuando el Contacto los envía a través de la plataforma.
- Historial de conversación con ANA y con el agente dentro de la plataforma.
Los datos sobre medicamentos, doctores o condiciones de salud que un Contacto comparte para fines de cotización son información sensible relacionada con la salud. La recopilamos solo cuando el propio Contacto decide proporcionarla de manera voluntaria como parte del proceso de cotización, y la tratamos conforme a la sección 5 de esta política.
2.3 Información técnica y de uso
- Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, e interacciones dentro de la plataforma y del sitio agentpro.ai.
- Bitácoras de auditoría: quién accedió o modificó un registro y cuándo (ver sección 7).
3. Cómo usamos tu información
- Operar Agent Pro: responder leads por WhatsApp a través de ANA, cotizar planes, gestionar la cartera de clientes del agente y dar seguimiento a renovaciones.
- Calificar leads con base en los criterios de elegibilidad de ACA y Medicare descritos arriba.
- Enviar recordatorios operativos: fechas críticas (AEP, OEP, SEP), documentos pendientes y vencimientos de cobertura.
- Generar reportes de cartera y de conciliación de pagos para el agente.
- Apoyar la estrategia de mercadotecnia del agente (programación de publicaciones, métricas de alcance).
- Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraude y cumplir obligaciones legales y regulatorias.
- Mejorar Agent Pro y ANA, usando datos agregados o anonimizados cuando sea posible.
No usamos la información de salud de los Contactos para publicidad dirigida ni la vendemos a terceros.
4. Mensajes por WhatsApp y SMS: consentimiento y opt-out
ANA se comunica con los Contactos principalmente por WhatsApp, y la plataforma puede enviar recordatorios por SMS. Bajo el Telephone Consumer Protection Act (TCPA) de EE. UU., los mensajes con fines de mercadotecnia requieren el consentimiento previo, expreso y por escrito del destinatario antes de enviarse, y debe ofrecerse siempre una forma sencilla de darse de baja.
- Solicitamos consentimiento explícito del Contacto (por ejemplo, al escribirle primero a un número publicado por el agente, o al aceptar ser contactado en un formulario) antes de que ANA inicie una conversación de seguimiento o de mercadotecnia.
- Cualquier Contacto puede darse de baja en cualquier momento respondiendo "ALTO", "STOP" o solicitando verbalmente no recibir más mensajes; honramos esa solicitud de inmediato y la registramos.
- Los mensajes puramente transaccionales (por ejemplo, confirmar una cita ya agendada o un documento ya solicitado por el propio Contacto) se manejan conforme a las excepciones aplicables de la TCPA, pero de cualquier forma respetamos cualquier solicitud de no contacto.
- Conservamos un registro del consentimiento y de las bajas para poder demostrarlo si se solicita.
El agente o agencia (Cliente), como remitente final de estos mensajes, es responsable de obtener y documentar el consentimiento conforme a la TCPA y a la normativa estatal aplicable; Agent Pro provee las herramientas técnicas (registro de consentimiento, manejo de bajas) para facilitar ese cumplimiento.
5. Información de salud y HIPAA
Dependiendo de cómo el agente o agencia use la plataforma y de su relación con las aseguradoras, parte de la información que ANA recopila (por ejemplo, medicamentos o doctores compartidos para cotizar Medicare) puede constituir Información de Salud Protegida (PHI) bajo HIPAA, y el agente o agencia puede calificar como "Entidad Cubierta" o "Asociado de Negocio" ("Business Associate").
- Cuando un Cliente requiere un Acuerdo de Asociado de Negocio (BAA) conforme a HIPAA, MBW Developers lo suscribe como condición para procesar PHI en nombre de ese Cliente.
- Aplicamos controles de acceso basados en roles, cifrado en tránsito y en reposo, bitácoras de auditoría inmutables y respaldos cifrados sobre la información que pueda constituir PHI (ver sección 7).
- El acceso a PHI dentro de la plataforma se limita al personal y a los procesos de IA estrictamente necesarios para prestar el servicio (principio de mínimo privilegio).
- No usamos PHI para entrenar modelos de uso general fuera del entorno del Cliente, ni la compartimos con terceros no autorizados ni con fines de publicidad.
Si tu agencia opera bajo HIPAA y necesitas un BAA con MBW Developers, contáctanos en la dirección indicada en la sección 14.
6. Con quién compartimos información
No vendemos la información de Clientes ni de Contactos. La compartimos únicamente en los siguientes casos:
| Con quién | Para qué |
|---|---|
| Healthcare.gov / CMS (Mercado de Salud) | Enviar cotizaciones y, cuando el Contacto lo autoriza, iniciar o dar seguimiento a una solicitud de inscripción en un plan ACA. |
| Aseguradoras ("carriers") | Procesar cotizaciones, inscripciones, cambios de plan y conciliación de comisiones y pagos. |
| WhatsApp Business API (Meta Platforms, Inc.) | Enviar y recibir los mensajes de la conversación entre ANA, el agente y el Contacto. El uso de WhatsApp también está sujeto a las políticas de privacidad de Meta. |
| Proveedores de infraestructura en la nube y de inteligencia artificial | Alojar la plataforma, almacenar datos de forma cifrada y procesar el lenguaje natural que permite a ANA conversar. Estos proveedores actúan bajo acuerdos de confidencialidad y, cuando aplica, bajo BAA. |
| Proveedor de pago de la suscripción | Procesar el cobro de la suscripción del Cliente a Agent Pro. |
| Autoridades | Cuando lo exija la ley, una orden judicial o para proteger derechos, seguridad o propiedad. |
Exigimos a estos terceros que protejan la información con un nivel de seguridad equivalente al nuestro y que la usen solo para el fin por el que fue compartida.
7. Seguridad de la información
- Cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo.
- Control de acceso por roles: cada colaborador del Cliente ve solo lo que su rol requiere.
- Bitácora de auditoría inmutable de accesos y cambios sobre información sensible.
- Respaldos cifrados y procedimientos de recuperación ante incidentes.
- Revisiones periódicas de seguridad y actualización de dependencias y proveedores.
Ningún sistema es 100% infalible. Si llegáramos a detectar un incidente de seguridad que afecte tu información, te lo notificaremos conforme a los plazos y medios que exige la ley aplicable.
8. Retención y eliminación de datos
Conservamos la información de la cuenta del Cliente mientras la suscripción esté activa, y la información de los Contactos mientras sea necesaria para la relación de seguro vigente (incluyendo plazos de conservación documental exigidos por CMS y por las aseguradoras). Cuando un Cliente cancela su cuenta, o un Contacto solicita la eliminación de sus datos conforme a la sección 9, eliminamos o anonimizamos la información dentro de un plazo razonable, salvo que debamos conservarla por una obligación legal, regulatoria o para resolver disputas.
9. Tus derechos de privacidad
Más de veinte estados de EE. UU. cuentan hoy con leyes integrales de privacidad del consumidor (entre ellos California, Colorado, Connecticut, Virginia, Texas, Oregon, Utah, Montana y Delaware, además de leyes adicionales que entran en vigor en 2026 en estados como Indiana, Kentucky y Rhode Island). Aunque los detalles varían por estado, en general, si resides en uno de estos estados, puedes tener derecho a:
- Acceder a la información personal que tenemos sobre ti.
- Corregir información inexacta.
- Eliminar tu información personal, con las excepciones legales aplicables.
- Obtener una copia portable de tu información en un formato utilizable.
- Optar por no participar en la venta de datos personales o en publicidad dirigida (MBW Developers no vende información personal ni la usa para publicidad dirigida de terceros).
- No ser discriminado por ejercer cualquiera de estos derechos.
- En algunos estados, apelar una decisión que neguemos sobre tu solicitud.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctanos conforme a la sección 14. Si eres un Contacto (lead, prospecto o asegurado) y tu solicitud se relaciona con datos capturados por un agente o agencia específicos, también puedes dirigirla directamente a ese agente, quien es el responsable principal de esa relación.
10. Privacidad de menores de edad
Agent Pro no está dirigido a menores de 18 años y no recopilamos intencionalmente información directamente de menores a través de ANA o del sitio agentpro.ai. Cuando un agente registra en la plataforma a un dependiente menor de edad como parte del expediente de una póliza familiar (por ejemplo, datos básicos de un hijo asegurado), esa información es proporcionada por el padre, madre o tutor, o por el propio agente con su autorización, y se trata con el mismo nivel de protección descrito en la sección 7. Si consideras que un menor nos proporcionó información de forma directa y sin autorización, contáctanos para eliminarla.
12. Transferencias internacionales
Agent Pro está diseñado para agentes y agencias que operan en Estados Unidos, y tu información se almacena y procesa principalmente en EE. UU. Si en el futuro usamos proveedores con infraestructura en otros países, exigiremos salvaguardas contractuales adecuadas para proteger esa información conforme a la ley aplicable.
13. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas o la normativa aplicable. Publicaremos la versión vigente en esta misma página con la fecha de "Última actualización" al inicio, y, si el cambio es significativo, lo notificaremos a los Clientes con anticipación razonable.
14. Cómo contactarnos y ejercer tus derechos
Para preguntas sobre esta política, solicitudes de privacidad, o para solicitar un Acuerdo de Asociado de Negocio (BAA), contáctanos en:
- Correo: privacidad@agentproai.com
- Correo general: contacto@agentproai.com
- Domicilio: [dirección registrada de MBW Developers LLC]
Este documento fue preparado como punto de partida para el cumplimiento de Agent Pro / MBW Developers LLC y no constituye asesoría legal. Antes de publicarlo, solicita la revisión de un abogado especializado en privacidad de datos y en regulación de seguros de salud en los estados donde operan tus Clientes, y completa los datos marcados como [placeholder].